sistem informasi manajemen

Tugas 2.

Cara CBIS memperbaiki kualitas produk dan jasa agar perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yaitu dengan adanya informasi, sumber daya informasi mencakup :

C B I S

- Manager membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dlm membuat keputusan. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer :

– SIA (Sistem Informasi Akuntansi),

– SIM (Sistem Informasi Manajemen),

– DSS (Sistem Pengambilan Keputusan),

– OA (Otomatisasi Kantor), dan

– ES (Sistem Pakar).

- Istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS), kita gunakan untuk mengambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

1. Perangkat keras (fasilitas)

Perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik komputer, dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan perangkat lunak yang menyediakan instruksi buat perangkat keras untuk menyelesaikan tugasnya.

Batasan antara perangkat keras dan lunak sedikit buram; firmware adalah perangkat lunak yang "dibuat" ke dalam perangkat keras. Firmware ini merupakan wilayah dari programer komputer dan teknik komputer, dan pengguna tidak perlu memperhatikan bagian ini.

 Komputer umumnya (komputer pribadi, PC) terdiri dari desktop atau menara kotak yang terdiri dari bagian berikut:

 · Papan sistem/papan induk yang disebut juga motherboard. Merupakan tempat CPU, memori dan bagian lainnya, dan memiliki slot untuk kartu tambahan.

o RAM - tempat penyimpanan data jangka pendek, sehingga komputer tidak perlu selalu mengakses hard disk untuk mencari data. Jumlah RAM yang lebih besar akan membantu kecepatan PC

o Buses:

▪ Bus PCI

▪ Bus ISA

▪ USB

▪ AGP

▪ Power supply - sebuah kotak yang merupakan tempat transformer, kontrol voltase dan kipas

 ▪  Pengontrol penyimpanan, dari jenis IDE, SCSI atau lainnya, yang mengontrol hard disk, Floppy disk, CD-ROM dan drive lainnya; kontroler ini terletak di papan induk (atas-papan) atau di kartu tambahan

 ▪ Pengontrol penampilan video (VGA) yang memproduksi output untuk komputer display (tampilan layar)

 ▪ Pengontrol komputer bus (paralel, serial, USB, Firewire) untuk menyambung komputer dengan alat tambahan luar lainnya seperti printer atau scanner

2.      Perangkat lunak (database)

Software Database ( basis data ) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut Perangkat Lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi

Istilah Database berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sejak lama sebelum adanya revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis ( kadang kala masih kita temui bentuk ini dalam peruasahaan yang pencatatannya masih manual).

Konsep dasar Database adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika).

3. Spesialisasi Informasi (Informasi) dan Pemakai.

Spesialis Informasi

Istilah spesialis informasi digunakan untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer, yg terdiri dari :

- Analis Sistem

- Pengelola Database

- Spesialis Jaringan

- Pemakai

- Programmer

- Operator

- Komputer

Penerapan CBIS

- Yang mengelola CBIS adalah manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut diterapkan.

- Manajer yang merencanakan siklus hidup dan mengatur spesialis informasi yang terlibat.

Usaha awal suatu pengembangan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi ( strategy set transformasi).walau metodologi ini masih dipraktekan ,tak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana- rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.pendekatan ini dinamakan perencanaan strategis sumber  daya informasi (strategis Planning for information resources / SPIR ).Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan strategis.Dalam beberapa hal tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup – lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati.Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem dan terdiri dari tahap – tahap sebagai berikut :

Kegiatan observasi terhadap sistem, mencakup investigasi terhadap sistem lama yang terdapat pada institusi yang akan menerapkan CBIS. Kegiatan ini juga harus mencakup seluruh komponen sistem lama dalam institusi tersebut. Hal ini mengingat bahwa di dalam perusahaan terdiri dari berbagai kelompok yang tentunya mempunyai pendapat yang berbeda-beda terhadap penerapan sistem. Selama fase ini, harus dicapai suatu kesepakatan mengenai sifat permasalahan yang ada dan juga mengenai hal-hal yang harus dipenuhi oleh sistem baru nantinya. Kegiatan observasi yang merupakan bagian dari kegiatan analisis ini seringkali memerlukan tingkat kompromi yang tinggi. Seorang sistem analis harus cukup tanggap terhadap pendapat pihak lain dan harus memiliki kemampuan sebagai seorang negosiator yang dapat berdiplomasi dengan baik sebagaimana kemampuan teknisnya. Meskipun seorang anlis mempunyai keahlian teknis yang tinggi, namun belum tentu semua orang akan dapat menerima saran yang diberikan jika ia tidak mampu berdiplomasi dengan baik.

Pada tahapan ini, dilakukan kajian secara menyeluruh serta mendalam terhadap kegiatan system

Kelayakan
Sebelum melakukan implementasi terhadap suatu sistem berbasis komputer, langkah awal yang harus dilaksanakan adalah melakukan studi kelayakan. Hal ini penting untuk menilai apakah sistem memang layak untuk dikembangkan ditinjau dari berbagai sisi. Kini banyak perusahaan khususnya perusahaanperusahaan baru telah memiliki investasi teknologi komputer dan jaringannya. Investasi tersebut tentu direncanakan dan diarahkan untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan muara akhir peningkatan keuntungan secara berlipat ganda. Untuk berinvestasi teknologi biasanya perusahaanperusahaan yang relatif baru lebih cepat daripada perusahaan yang sudah lama dan telah berkembang yang cenderung lamban dalam menanggapi dan mengantisipasi perubahan mendasar. Sebuah studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi, apakah sistem memang layak untuk diimplementasikan. Penilaian tersebut antara lain mencakup :

• Kelayakan ekonomi (echonomical feasibility)

• Kelayakan operasi (operational feasibility)

• Kelayakan teknik (technical feasibility)

• Kelayakan jadwal (schedule feasibility)

• Kelayakan hukum (law feasibility).

Ekonomi.
Kelayakan ekonomi dapat dinilai dari dua hal pokok yaitu biaya dan manfaat. Biaya mencakup besar biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem tersebut, sedangkan manfaat mencakup besar manfaat yang diperoleh dengan pengembangan sistem. Sistem akan dikatakan menguntungkan atau layak secara ekonomi jika manfaat yang diberikan oleh sistem lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan sistem. Bahwa melakukan Investasi teknologi tidak selamanya menguntungkan, sebagaimana yang dipahami atau dipercaya oleh masyarakat. Dikatakan tidak selamanya, karena bisa jadi investasi tersebut justru memberikan beban finansial yang tidak kecil yang akhirnya bermuara pada penentuan harga jual produk dan kesehatan perusahaan secara keseluruhan. Untuk itulah kita perlu melakukan studi kelayakan sistem secara ekonomis. Pengukuran ini perlu dilakukan agar investasi teknologi komputer dan jaringannya dapat benar-benar memberi manfaat. Memang sulit untuk melakukan pengukuran secara obyektif. Banyak perhitungan yang kurang memperhitungkan secara rinci, sehingga banyak tersembunyi dampak terhadap produktivitas yang sebenarnya. Hal ini dapat disebabkan oleh karena kurang telitinya pengelola investasi dalam mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh atau penerapan asumsi-asumsi yang keliru. Untuk mengukur total nilai manfaat ini tentu memerlukan perhatian yang serius, karena tidak jarang penerapan teknologi komputer dan jaringannya justru menimbulkan kerugian di area lain misalnya penerapan teknologi akan menimbulkan resistance to change dalam diri para karyawan yang berakibat pada penurunan produktivitas

Operasional.
Studi kelayakan operasional mencakup beberapa permasalahan yang harus dipertimbangkan untuk menentukan layak dan tidaknya sistem tersebut dioperasikan. Kelayakan ini mencakup kesepakatan semua perangkat sistem termasuk sumber daya manusia untuk bersedia menjalankan sistem, user interface atau kemampuan interaktifitas program komputer yang digunakan dalam sistem serta kualitas informasi yang dihasilkan.

Beberapa hal lain yang perlu dipertimbangkan dan diteliti dalam kelayakan

eknik.
Kelayakan teknik digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “apakah teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup dua hal pokok yang harus dipertimbangkan :

• Ketersediaan teknologi di pasaran.

Sebagai contoh jika kita akan mengimplementasikan sebuah sistem realtime berbasis jaringan komputer, apakah teknologi yang ada sekarang cukup dapat men-suplay keperluan tersebut?

• Ketersediaan ahli yang mengoperasikannya.

Kelayakan teknik juga mencakup ketersediaan sumber daya manusia yang mengoperasikan serta memelihara sistem.

Waktu.
Kelayakan waktu akan menilai apakah sistem dapat dikembangan sesuai waktu yang ditetapkan sesuai kebutuhan sistem. Ketika perancang sistem mengajukan proposal pembuatan sistem, mestinya ada tawaran tentang waktu implementasi sistem. Waktu tersebut mencakup tahap analisis, desain, implementasi, instalasi, testing, debugging sampai launching sistem.

Hukum.
Kelayakan hukum yang dimaksud adalah peninjauan kembali hal-hal yang menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan. Beberapa hal yang harus disepakati dalam studi kelayakan hukum ini antara lain adalah :

• Apakah program dan perangkat yang digunakan dalam sistem adalah program legal?
sebagai contoh, kalau kita menggunakan sistem operasi komputer berbasis Microsoft Windows, maka apakah lisensi dari Microsoft telah didapatkan? Atau mungkin akan lebih tepat jika menggunakan sistem operasi open source seperti linux yang bebas lisensi?

Manusia Versus Komputer

Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar sistem tradisional, dimana

manusia sebagai pengolah informasi.

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi.

Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa keunggulan seperti berikut di bawah ini.

- Proses pengolahan yang cepat.

Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan keputusan, maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima, sudah barang tentu manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan dengan jika informasi tersebut datang tepat pada waktunya. Dengan pengolahan data berbasis komputer dalam sistem informasi akuntansi, masalah kecepatan dalam menghasilkan informasi dapat lebih teratasi. Komputer memang sudah teruji tingkat kecepatan prosesnya. Dari komputer generasi pertama yang hanya berkemampuan memproses ribuan operasi per detik sekarang sudah memiliki kemampuan milyaran operasi atau bahkan triliun operasi dalam setiap detiknya. Dengan kemampuan mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja serta bisa memanfaatkan waktu untuk juga mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang lain.

- Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi.

Akurat, berarti bahwa infornasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat proses jalannya informasi dari sumber informasi sampai ke penerima banyak terdapat noise atau gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Manusia dalam bekerja mengenal batas waktu dan tenaga tetapi tidak demikian halnya dengan sistem yang berbasis komputer. Karena komputer tidak memiliki mental dan tidak mengenal lelah, maka komputer memiliki tingkat ketepatan yang sama dalam melakukan suatu proses tidak terbatas oleh waktu dan tenaga.

- Efisiensi Sumber Daya Manusia.

Coba hitung berapa personil yang perusahaan butuhkan jika sistem informasi pada perusahaan Anda masih Tradisional. Sebut saja pada sistem pembuatan laporan keuangan. Ada petugas Jurnal, Internal Audit, Petugas Ledger, Petugas Adjustment sampai pada petugas pembuat Rugi Laba dan Neraca. Di dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, personil-personil tersebut bisa diefiensikan dan didaya-gunakan untuk tugas-tugas yang lain yang tentunya lebih perlu, karena mulai dari proses input jurnal transaksi, posting data sampai pembuatan rugi laba dan neraca sudah dikerjakan oleh komputer, dan hanya memerlukan seorang operator saja untuk menjalankannya. Pada sistem akuntansi yang berbasis komputer, manusia sebagai operator sistem tinggal melakukan pemasukan data-data awal ke dalam komputer saja. Dalam hitungan detik setelah data-data dimasukkan, informasi akuntansi yang dibutuhkan dapat langsung ditampilkan dan dimanfaatkan untuk kegiatan selanjutnya.

Apa itu CBIS ?

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.

Data
Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.

2. Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut : “Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.

3. Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi
Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya

Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Era Globalisasi dan Tingginya Tingkat Kompetisi

Mendengar kata “globalisasi”, yang terbayang di pikiran penulis adalah suatu masa yang mengarah pada sifat global atau mendunianya berbagai macam produk dan layanan. Betapa tidak. Berita-berita perang irak yang terjadi ribuan atau bahkan jutaan mil jauhnya dari Indonesia dapat diketahui dalam hitungan detik. Bahkan bisa dilihat dengan mata kepala secara langsung lewat siaran-siaran live yang dilakukan berbagai stasiun televisi seperti TV Al-Jazeera Turki maupun CNN-nya Amerika Serikat. Dari sisi teknologi, dapat kita lihat bahwa perkembangan terjadi sedemikian pesatnya dan dinikmati oleh hampir seluruh lapisan masyarakat. Lihat saja jumlah perlengkapan elektronik yang dibawa oleh seorang pengusaha muda sekarang ini. Mulai dari komputer lap top, agenda elektronik palm top, handphone bahkan sampai jam tanganpun memiliki kemampuan yang canggih. Jam tangan tersebut juga berfungsi sebagai buku telepon elektronik yang dapat mengakses jaringan hanya dengan menekan beberapa tombol kecil. Terlepas dari dampak positif dan negatif yang dimilikinya, peralatan elektronik yang semakin canggih dan kecil ukurannya akan terus melancarkan serbuan ke dalam kehidupan manusia sehari-hari.
Di bidang ekonomi, globalisasi berarti mendekatkan produk kepada konsumen. California Fried

Strategi Memenangkan Kompetisi

Globalisasi menciptakan apa yang disebut sebagai lingkungan vortikal dimana setiap perusahaan
diibaratkan sebagai pemain yang harus bertanding di atas tanah yang terus bergoyang. Tanah yang terus bergoyang, berarti pula sebuah ketidakpastian. Hal itu akan membuat pemanfaatan peluang usaha semakin sulit dan kemungkinan gagal akan semakin besar.

Di bawah ini akan diuraikan beberapa strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat memenangkan kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini.

1.            Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa.
Salah satu ciri dari persaingan ekonomi skala global masa kini adalah semakin pentingnya penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa. Adanya kelemahan di sektor produksi merupakan faktor penghambat kemampuan berkompetisi di dunia bisnis. Harus diakui bahwa model bisnis berbasis teknologi merupakan model yang paling dominan di masa kini dan masih merupakan bisnis yang menjanjikan di masa depan.

Kontribusi CBIS

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

penghematan waktu (time saving)·

penghematan biaya (cost saving)·

 peningkatan efektivitas (effectiveness)·

pengembangan teknologi (technology development)·

pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.